Le guide complet pour nettoyer son CRM
Toutes les astuces pour nettoyer et organiser efficacement votre CRM afin d'améliorer vos performances commerciales et marketing.
Découvrez les étapes essentielles pour mener un audit complet et efficace de votre CRM Hubspot et optimiser vos KPIs.
Vous vous demandiez pourquoi un audit de votre CRM Hubspot était nécessaire pour optimiser vos KPIs. Dans cet article, nous allons vous présenter les étapes essentielles pour mener un audit complet et efficace de votre CRM Hubspot. Un audit de votre CRM permet d'évaluer la performance actuelle de votre système, d'identifier les problèmes et les opportunités d'amélioration, et d'optimiser l'utilisation de votre CRM pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Il est crucial de savoir quand effectuer un audit HubSpot pour ne pas mettre la charrue avant les boeufs ! Un audit est généralement recommandé après une période de croissance rapide, lorsqu'après plusieurs mois, les process commencent à être obsolète, et surtout lorsqu'on se rend compte que les choses ne vont plus dans le bon sens (erreurs à répétition, impossibilité de faire un bon ciblage, reporting illisible etc).
Le bon moment pour faire un audit Hubspot est aussi en cas de baisse de performance, lors de changements stratégiques, avant une campagne importante, périodiquement pour l'amélioration continue, ou lors de la réorganisation des équipes.
Ces audits permettent de s'assurer que HubSpot est toujours aligné avec vos objectifs et utilisé de manière optimale.
Toi qui cherche de l'aide pour comprendre les problèmes de données sur Hubspot
Avant de commencer à créer des workflows, n'oubliez pas qu'ils peuvent avoir des conséquences sur votre entreprise. Des processus mal optimisés peuvent découler de l'absence d'analyse continue des workflows, de la croissance de l'entreprise, ou des changements dans le comportement des clients. Des process ou des workflows inefficaces peuvent entraîner des retards, une perte d'opportunités commerciales, et une utilisation inefficace des ressources.
Un audit approfondi de ces workflows permet d'identifier les goulots d'étranglement, les redondances et les opportunités d'automatisation, offrant ainsi des recommandations concrètes pour optimiser les processus et améliorer la productivité.
Une chute dans la génération de leads peut être préoccupante. Un audit permet d'analyser les raisons possibles de cette baisse, en mettant en lumière les aspects spécifiques de HubSpot qui pourraient être à l'origine du problème. Les stratégies pour rétablir une génération de leads robuste sont évidemment mis en lumière.
Les taux de conversion stagnants peuvent signaler des opportunités manquées. Examiner les points de conversion, identifier les obstacles et proposer des ajustements stratégiques pour stimuler les taux de conversion sont les points abordés dans un audit pour pouvoir relever ce taux.
Des données incorrectes ou obsolètes peuvent résulter de processus de collecte défaillants, d'une saisie manuelle erronée, ou de l'absence de procédures de maintenance des données. En conséquence, des données de mauvaise qualité compromettent la prise de décision, entravent la personnalisation des communications, et peuvent nuire à la réputation de l'entreprise. L'apparition de doublons dans Hubspot peut aussi générer beaucoup d'incohérences.
Un audit permet d'examiner la qualité des données, d'identifier les lacunes et les erreurs, et de recommander des procédures de nettoyage, de normalisation et de mise à jour pour garantir l'intégrité des données.
Toi quand tu cherches désespérément la cause d'une incohérences de données sur Hubspot
L'absence de compétences suffisantes peut résulter d'une formation initiale insuffisante, du manque de ressources de formation continue, ou de la complexité croissante des fonctionnalités de HubSpot. Des utilisateurs mal formés peuvent sous-utiliser la plateforme, entraînant une inefficacité opérationnelle et limitant le potentiel de HubSpot.
L'audit évalue les compétences actuelles, identifie les lacunes, et propose des programmes de formation adaptées pour maîtriser Hubspot au sein de l'équipe.
L'absence d'ajustement de la configuration de HubSpot peut découler d'une méconnaissance des nouvelles exigences de l'entreprise ou de l'absence d'une stratégie d'évolution à long terme.
Une non-adaptation de HubSpot aux besoins changeants de l'entreprise ou aux nouveaux process peut entraîner une déconnexion entre les objectifs commerciaux et la capacité de la plateforme à les soutenir.
L'audit commence par comprendre les nouvelles exigences, évalue l'alignement actuel de HubSpot, et propose des ajustements pour garantir que la plateforme évolue en tandem avec les objectifs de l'entreprise.
L'analyse de la performance actuelle de votre CRM Hubspot est la première étape essentielle de l'audit Hubspot. Vous devez évaluer la manière dont votre CRM est utilisé et s'assurer qu'il répond aux objectifs fixés. Vous pouvez examiner les indicateurs de performance clés tels que le taux de conversion, le taux de rétention client, le taux d'engagement, et l'efficacité des campagnes marketing. Cette analyse vous permettra d'identifier les forces et les faiblesses de votre CRM et de déterminer les domaines nécessitant des améliorations.
Une autre aspect important de cette étape est de collecter les commentaires des utilisateurs du CRM. Vous pouvez organiser des réunions ou envoyer des sondages pour recueillir leurs impressions et suggestions d'amélioration. Leurs retours d'expérience peuvent fournir des informations précieuses sur les problèmes rencontrés et les fonctionnalités manquantes. Les utilisateurs marketing peuvent évidemment vous donner des feedback pour améliorer la génération de lead notamment. Les équipes commerciales peuvent eux vous faire leurs retours par rapport à leurs points bloquants lors de leur funnel de vente. Régler leurs problèmes pourra grandement améliorer leur efficacité commerciale.
Un audit est aussi le moment d'analyser VOTRE performance avec Hubspot. Est-ce que vos équipes sont suffisamment formées ? Est-ce qu'elles utilisent tout le potentiel de l'outil ? N'hésitez pas à faire le point sur leur prise en main, et de parfaire leur formation sur Hubspot si besoin !
Posez-vous donc les bonnes questions pour orienter votre audit Hubspot sur vos vrais besoins :
Une fois que vous avez analysé la performance de votre CRM, il est essentiel d'évaluer la qualité et la pertinence des données qu'il contient. Une base de données CRM de mauvaise qualité peut entraîner des erreurs et des décisions incorrectes. Vous devez vérifier que toutes les informations sont à jour, complètes et précises. Cela inclut les données des clients, les historiques d'interactions, les informations de vente, etc.
Il est également important d'évaluer la pertinence des données. Votre CRM doit contenir les informations nécessaires pour suivre et analyser les performances de votre entreprise. Vous devez vous assurer que les champs de données sont bien définis et que vous collectez les bonnes informations pour répondre à vos besoins spécifiques.
Posez-vous les bonnes questions pour savoir par où commencer votre audit Hubspot :
N'oubliez pas, un bon CRM est un CRM propre !
Faites également le tour de tous vos rapports commerciaux et vos rapports marketing afin de vérifier s'ils ont du sens, et si les chiffres sont corrects ! Si votre CRM n'est pas propre, la plupart des rapports ne seront pas fiables.
La vérification de la configuration et des paramètres de votre CRM Hubspot est une étape cruciale de l'audit. Vous devez vous assurer que votre CRM est configuré de manière optimale pour répondre aux besoins de votre entreprise. Cela inclut la personnalisation des champs, la définition des autorisations d'accès, la configuration des workflows, etc.
Posez-vous ces questions :
- Est-ce que vos workflows ont des noms nomenclaturés ? Rangés dans des dossiers ?
- Est-ce que vos workflows sont tous utilisés ?
De plus, vous devez vérifier que les paramètres du CRM sont correctement configurés. Cela inclut la gestion des règles de validation, des notifications et des rappels automatiques, des intégrations avec d'autres outils, etc. Une configuration incorrecte peut entraîner des erreurs et une mauvaise utilisation du CRM. Pour repartir sur de bonnes bases, on vous récapitule toutes les étapes importantes pour démarrer sur Hubspot
Votre CRM Hubspot doit s'intégrer de manière fluide avec les autres outils et systèmes que vous utilisez dans votre entreprise. Cela inclut les outils de marketing, les outils de vente (Aircall, Ringover, Pandadoc), les outils de service client, etc. Vous devez vérifier que les données sont correctement synchronisées entre votre CRM et ces outils, et qu'il n'y a pas de problèmes d'intégration.
En examinant l'intégration avec les autres outils, vous pouvez identifier les éventuels problèmes de compatibilité ou de communication. Assurez-vous que les informations sont partagées correctement entre les différentes plateformes et que toutes les données nécessaires sont accessibles depuis votre CRM.
D'ailleurs, on vous liste dans un article complet, les meilleurs intégrations Hubspot pour optimiser ses process !
Une étape cruciale dans la réalisation d'un audit HubSpot axé sur le funnel commercial B2B consiste à identifier les points bloquants qui pourraient entraver le parcours du prospect de la prise de conscience à la conversion. Ces points bloquants peuvent se manifester à différentes étapes du funnel, que ce soit au niveau de la génération de leads, de la qualification, ou de la conversion finale. L'analyse des données de HubSpot permet de détecter les zones où les prospects ont tendance à abandonner ou à rencontrer des difficultés.
La plupart des utilisateurs Hubspot connaissent les problèmes rencontrés, mais ont parfois besoin d'une personne tierce pour qu'ils mettent le pied à l'étrier ! Cela peut aussi être dû à des lacunes dans la communication, des processus de qualification inadéquats, ou des offres qui ne répondent pas aux besoins spécifiques des prospects.
En identifiant ces points bloquants, l'audit peut recommander des ajustements dans les campagnes marketing, le contenu, ou les workflows pour optimiser les ventes grâce à Hubspot et stimuler la conversion des leads en clients qualifiés.
Voici les questions à se poser pour l'ensemble de votre funnel :
• Comment les leads sont-ils capturés ? Est-ce que les données arrivent bien dans Hubspot ?
• Les formulaires sont-ils bien configurés et optimisés pour la conversion ?
• Les landing pages génèrent-elles suffisamment de trafic et de conversions ?
• Les leads proviennent-ils des canaux marketing les plus pertinents ?
• Les informations collectées sont-elles suffisantes pour qualifier les leads ?
• Collectez-vous des données pertinentes (nom, entreprise, taille, secteur, etc.) dès la phase de capture ?
• Est-ce que les formulaires sont trop longs et découragent les conversions ?
• Quels canaux marketing (SEO, SEA, réseaux sociaux, e-mailing) génèrent les leads les plus qualifiés ?
• Le système de scoring des leads est-il pertinent et optimisé ?
• Les équipes marketing et commerciales sont-elles alignées sur la définition d’un lead qualifié (MQL) ?
• Y a-t-il un process clair pour passer un lead du statut de marketing à celui de qualification commerciale ?
• Est-ce que l'objet Lead Hubspot est utilisé ?
• Les séquences d’e-mails automatisées nourrissent-elles correctement les leads ?
• Y a-t-il des leads qui ne progressent pas à cause d’un workflow mal configuré ou trop agressif ?
• Quels leads “tombent entre les mailles du filet” ?
• Les leads rappelé rapidement, si c'est le process ?
• Y a-t-il un délai dans le suivi des leads qualifiés ?
• Les commerciaux disposent-ils des informations nécessaires pour personnaliser leur approche ?
• Les outils comme les templates d’e-mails ou les séquences automatiques sont-ils bien utilisés ?
• Les étapes du cycle de vente Hubspot sont-elles clairement définies ?
• Les pipelines de vente sont-ils bien structurés avec des étapes claires pour les commerciaux ?
• Y a-t-il une étape du pipeline où les leads stagnent ? Si oui, pourquoi ?
• Les opportunités sont-elles bien suivies et mises à jour dans HubSpot ?
• Les commerciaux enregistrent-ils correctement les interactions avec les leads ?
• Y a-t-il des opportunités mal qualifiées ou qui bloquent à certaines étapes ?
• Quels sont les freins à la conversion ?
• Les objections des leads sont-elles bien identifiées et traitées ?
• Le taux de closing est-il satisfaisant ?
• Quel est le pourcentage de deals qui se ferment à chaque étape du funnel ?
• Quelles sont les raisons des opportunités perdues (prix, concurrence, délais, etc.) ?
• Y a-t-il des patterns dans les deals perdus ?
• Perdez-vous plus souvent des deals à un moment spécifique du cycle de vente ?
• Le CRM est-il utilisé correctement pour suivre les offres, les devis, et les négociations ?
• Le CRM est-il utilisé correctement pour suivre les offres, les devis, et les négociations ?
• Comment gérons-nous les leads après la conversion ?
• Les nouveaux clients sont-ils intégrés dans des workflows spécifiques pour le nurturing et l’upsell ?
• Quel est le taux de satisfaction des clients après la signature ? Y a-t-il des plaintes ou des points de friction post-achat ?
• Y a-t-il un mécanisme en place pour la réactivation ou l’upselling ?
• Les commerciaux suivent-ils les opportunités d’upsell ou de renouvellement ?
• Les workflows de réengagement pour les clients dormants ou les leads non convertis fonctionnent-ils bien ?
• Quels sont les taux de conversion à chaque étape du funnel ?
• Y a-t-il une chute significative des conversions à une étape spécifique (par exemple, entre MQL et SQL, ou entre SQL et opportunités) ?
• Quels sont les goulots d’étranglement ou points bloquants ?
• Y a-t-il un ralentissement ou un blocage à certaines étapes ?
• Les leads stagnent-ils dans une phase particulière ? Pourquoi ?
• Le reporting est-il efficace ?
• Les tableaux de bord HubSpot fournissent-ils les informations pertinentes pour suivre la progression des leads ?
• Les commerciaux et marketeurs utilisent-ils activement les rapports pour ajuster leurs stratégies ?
La dernière étape de l'audit consiste à identifier les opportunités d'amélioration et de croissance pour votre CRM Hubspot. Sur la base des résultats de l'analyse de performance et de l'évaluation des données, vous pouvez déterminer les domaines qui nécessitent une amélioration. Cela peut inclure l'ajout de fonctionnalités supplémentaires, la formation des utilisateurs, l'amélioration de prise de rendez-vous avec des prospects, l'optimisation des processus, etc.
De plus, vous pouvez également identifier des opportunités de croissance grâce à votre CRM. Par exemple, en analysant les données des clients, vous pouvez repérer des tendances ou des comportements d'achat qui pourraient être exploités pour augmenter vos ventes. Cette étape vous permet d'exploiter pleinement le potentiel de votre CRM Hubspot et d'optimiser vos résultats.
En résumé, un audit complet de votre CRM Hubspot est essentiel pour optimiser votre utilisation, identifier les opportunités d'amélioration et de croissance, et repartir sur de bonnes bases. Ne négligez pas cette étape cruciale pour maximiser vos KPIs et atteindre vos objectifs commerciaux. Si vous avez besoin d'un accompagnement pour auditer votre CRM, n'hésitez pas à contacter une agence Hubspot !
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