Comment gérer et éviter les doublons sur HubSpot : Guide complet

Toute entreprise ayant Hubspot (ou un autre CRM) est confronté au même problème : les doublons. Un doublon est un enregistrement qui apparaît plusieurs fois dans la base de données alors qu'il devrait être unique. Cela signifie que la même personne, entreprise, ou entité est enregistrée plusieurs fois, souvent avec des variations mineures dans les données, comme une différence dans l'orthographe du nom, l'adresse email, ou le numéro de téléphone.

Véritable plaie dans un CRM, les doublons peuvent non seulement compliquer la gestion des contacts et des entreprises, mais aussi fausser vos analyses, réduire l'efficacité de votre équipe et nuire à l'expérience client. Dans cet article, nous allons explorer des stratégies efficaces pour identifier, gérer et éviter les doublons sur HubSpot, afin de maintenir une base de données propre et optimisée.

1. Pourquoi éviter les doublons ?

Les doublons dans une base de données CRM peuvent avoir des répercussions négatives considérables, à la fois pour votre équipe et pour l'expérience client.

1.1 Impact sur les relations client

Les doublons peuvent sérieusement compromettre la qualité de votre relation avec vos clients et prospects. Par exemple, imaginez qu'un client existant soit traité comme un nouveau prospect en raison d'un enregistrement en double. Cela pourrait entraîner des communications redondantes ou inappropriées, créant une frustration inutile chez le client et diminuant la perception de votre professionnalisme.

1.2 Impact sur l'efficacité des équipes

Les doublons ne sont pas seulement un problème pour la relation client, ils affectent également la productivité de vos équipes de vente et de service. Si deux commerciaux  travaillent avec le même prospect sans le savoir, ils pourraient perdre un temps précieux avant de découvrir la duplication. Cela peut non seulement générer des frustrations (également chez le prospect), mais aussi retarder le processus de vente.

1.3 Impact sur la gestion des données

Pour les administrateurs ou responsables CRM, la gestion des doublons peut être un casse-tête. Fusionner des contacts ou des entreprises en double sans avoir tout le contexte peut conduire à des erreurs, comme la perte d'informations cruciales ou la confusion des données. Cela complique également la production d'automatisations, de rapports fiables et l'analyse des performances de vente.

2. Comment éviter les doublons sur HubSpot

1. Établir des conventions de nommage strictes

Une cause fréquente de doublons est l'incohérence dans la manière dont les informations sont saisies dans le système. Pour éviter cela, établissez des conventions de nommage claires pour l'ensemble de votre équipe :

• Nom et Prénom : Encouragez l'utilisation d'un format standardisé, par exemple, "Jean Dupont" au lieu de "Dupont Jean".
• Adresses Email : Assurez-vous que les adresses email sont toujours saisies de manière cohérente, en évitant les variations inutiles. Sur vos formulaires, influencez le contact à rentrer son adresse email professionnelle (ou personnelle le cas échéant).
• Numéros de téléphone : Utilisez un format standard pour les numéros de téléphone (par exemple, "+33" pour les numéros français) afin de faciliter la recherche et l'élimination des doublons. Vous pouvez aussi formater ce champ dans vos formulaires Hubspot.

2. Configurer des règles de validation lors de la création de nouveaux enregistrements

Dans HubSpot, vous pouvez configurer des règles pour valider les informations avant la création de nouveaux contacts ou entreprises. Cela aide à prévenir la création de doublons dès le départ :

• Validation des adresses email : Assurez-vous que chaque adresse email est vérifiée et unique dans la base de données avant de créer un nouveau contact. À la création d'un contact manuel, Hubspot vous alerte si une adresse email similaire est détectée.
• Contrôle des noms d'entreprise : Configurez des alertes si un nom d'entreprise similaire existe déjà dans la base de données.

3. Former votre équipe à la gestion des données

Une équipe bien formée est essentielle pour éviter les doublons. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent l'importance de maintenir une base de données propre et les méthodes pour éviter les doublons :

• Formation sur les bonnes pratiques : Organisez des sessions de formation régulières pour rappeler à votre équipe les meilleures pratiques en matière de saisie de données.
• Utilisation des outils HubSpot : Assurez-vous que votre équipe sait comment utiliser les outils de déduplication de HubSpot pour vérifier les doublons avant de créer de nouveaux enregistrements.
  
  
  
  
• Utilisation de Koalify : Koalify est une application qui s'intègre à HubSpot pour vous aider à nettoyer et à organiser vos données de manière efficace. En d'autres termes, Koalify est spécialisé dans la déduplication de vos contacts et de vos entreprises sur HubSpot.

3. Identifier facilement vos doublons HubSpot

Une fois que vous avez mis en place des règles pour identifier les doublons, l'étape suivante consiste à obtenir une vue d'ensemble de la situation dans votre portail HubSpot. Cela vous permet de comprendre où se trouvent les doublons et d'évaluer leur impact.

Effectuer un scan des doublons

Pour commencer, effectuez un scan des doublons dans HubSpot. Cette étape est cruciale pour identifier les enregistrements en double existants et comprendre leur origine. Si vous n'utilisez pas un outil comme Koalify, vous pouvez exporter vos enregistrements pour les analyser manuellement. Cependant, avec Koalify, vous pouvez effectuer un scan gratuit des doublons et utiliser les vues ou rapports HubSpot pour obtenir une image complète.

Analyser les rapports clés

Voici quelques rapports clés à examiner pour une analyse approfondie avec Koalify :

• Source des doublons : Identifiez les origines des doublons, qu'il s'agisse d'entrées manuelles, d'intégrations, d'importations ou de formulaires. Comprendre ces sources vous aide à cibler les zones nécessitant une attention particulière.

• Période de création : Analysez quand les doublons ont été créés pour repérer des tendances ou des pics, ce qui peut vous aider à identifier des problèmes sous-jacents dans vos processus.

• Propriétaire des enregistrements : Consultez les propriétaires des contacts en double. Cela peut aider à déléguer le processus de déduplication et à responsabiliser les membres de l'équipe.

• Critères de duplication : Comprenez comment les doublons sont identifiés en fonction des règles que vous avez établies, telles que les adresses email, les numéros de téléphone ou les noms de domaine.

4. Éliminer les doublons dans vos contacts et entreprises HubSpot

Avant de vous lancer dans le processus de déduplication, il est crucial de corriger les erreurs de données pour garantir l'exactitude de votre base. Des données inexactes peuvent entraîner des suggestions de doublons incorrectes et des fusions erronées. Grâce à Koalify ou Hubspot Operations, vous pouvez identifier et dédupliquer facilement les contacts et entreprises.

1. Automatiser la déduplication avec des workflows

Pour les entreprises qui gèrent un grand volume de données, l'automatisation peut être une solution efficace pour prévenir les doublons :

• Workflows de déduplication : Grâce à Koalify, créez des workflows automatisés dans HubSpot qui recherchent et fusionnent les doublons basés sur des critères spécifiques, comme les adresses email ou les numéros de téléphone.

• Alertes automatiques : Configurez des alertes automatiques pour notifier les responsables lorsque des doublons potentiels sont détectés, afin qu'ils puissent être examinés et corrigés rapidement.

2. Effectuer des audits réguliers de votre base de données

Même avec les meilleures pratiques en place, il est important de vérifier régulièrement votre base de données pour détecter et corriger les doublons :

• Scans réguliers des doublons : Grâce aux rapports proposés par Koalify, programmez des scans réguliers pour identifier et fusionner les doublons existants.
• Rapports personnalisés : Créez des rapports personnalisés pour surveiller les doublons et analyser les tendances, ce qui vous aidera à affiner vos pratiques de prévention des doublons.
  
  

3. Utiliser l'outil de déduplication d'Hubspot

HubSpot propose des fonctionnalités intégrées pour identifier et gérer les doublons dans votre base de données. Voici comment vous pouvez les utiliser :

• Outil de gestion des doublons : HubSpot propose un outil qui vous permet de rechercher et de fusionner des contacts et des entreprises en double. Vous pouvez y accéder via la section Contacts ou Entreprises de votre tableau de bord HubSpot.

  
  
  

• Paramètres d'importation : Lors de l'importation de nouvelles données dans HubSpot, utilisez l'option Mettre à jour les contacts existants pour éviter la création de doublons. HubSpot comparera les enregistrements importés avec ceux existants et vous avertira des doublons potentiels.

En suivant ces étapes et surtout en maintenant un effort continu, c'est à dire en surveillant fréquemment vos doublons, vous pouvez vous rapprocher de l'objectif ultime d'un environnement HubSpot sans doublon, garantissant ainsi une gestion des données optimale et une expérience client sans faille.

Si vous souhaitez être accompagné pour mieux gérer vos doublons, n'hésitez pas à faire appel à Lomed, agence Hubspot !