Séquences HubSpot : le guide complet pour accélerer sa prospection

I. Introduction

Tout entrepreneur qui se respecte sait une chose : l'industrialisation passe par l’automatisation. Et celle-ci est devenue un concept incontournable pour améliorer l’efficacité des équipes commerciales et maximiser les résultats.

Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées par HubSpot, les séquences d’emails se distinguent comme un levier puissant pour automatiser la prospection, gérer le suivi des leads et améliorer la prise de rendez-vous. Ce guide complet vous aidera à comprendre ce que sont les séquences HubSpot, comment les utiliser, et comment les optimiser pour générer plus de ventes et améliorer votre taux de conversion.

II. Qu’est-ce qu’une Séquence HubSpot ?

Commençons par le commencement : Les séquences HubSpot sont des séries d’emails automatisés qui permettent aux équipes de vente et de marketing de rester en contact avec leurs prospects sans perdre la touche humanisée.

Contrairement aux workflows, qui sont plus adaptés à l’automatisation de processus marketing complexes, les séquences sont spécifiquement conçues pour améliorer la prospection sur Hubspot et le suivi personnalisé des contacts. Elles sont utilisées pour envoyer des emails programmés, ajouter des tâches pour les commerciaux, et suivre les réponses des prospects en temps réel.

Le principal atout des séquences est qu'elles s'arrêtent automatiquement si le contact ciblé prend un rendez-vous, ou répond à l'email. 

Dans la mise à jour 2024 des séquences, il est également possible de créer une séquence dynamique permettant de générer une tâche automatique si le contact émet un intérêt (il ouvre un document dans l'email par exemple), ce qui permet une fois de plus d'industrialiser, de personnaliser, et de cibler au bon moment.

Différence entre les séquences Hubspot et les Workflows :

Les séquences et les workflows sont souvent confondus, mais ils ont des usages distincts. Alors que les workflows sont parfaits pour les campagnes de lead nurturing, les inscriptions automatiques et d’autres automatisations complexes, les séquences sont axées sur les emails one-to-one et le suivi des leads individuels.

Les séquences sont donc idéales pour les équipes de vente qui cherchent à établir des connexions plus personnalisées et directes avec leurs prospects, mais surtout qui attendent une action de la part du contact ciblé.

Quand Utiliser une Séquence et Quand Utiliser des Emails Marketing dans un Workflow ?

Le choix entre les séquences et les emails marketing dans un workflow dépend principalement de l’objectif et du niveau de personnalisation requis. Utilisez les séquences lorsque vous avez besoin d’un suivi personnalisé et automatisé de vos contacts, surtout dans un contexte de prospection ou de vente. Elles sont idéales pour les situations où chaque interaction compte, comme lors de la prise de rendez-vous, le suivi de leads qualifiés, ou la relance d’un prospect froid. À savoir, on peut inscrire manuellement uniquement 50 contacts à la fois dans une séquence, et chaque email partent maximum toutes les 3 minutes afin de ne pas tomber en spam.

En revanche, les emails marketing Hubspot via un workflow sont plus adaptés pour des communications de masse, comme le nurturing de leads, l’envoi de newsletters, ou les campagnes de promotion. Les workflows permettent de segmenter et d’automatiser des processus marketing complexes à grande échelle, mais ils manquent souvent de la touche personnalisée nécessaire dans les relations one-to-one.

Ainsi, choisissez les séquences pour un suivi ciblé et individualisé et préférez les workflows pour des communications généralisées qui nécessitent une cadence régulière sur une large audience.

Avantages des Séquences :

• Automatisation Personnalisée : Les séquences permettent d’envoyer des emails personnalisés à grande échelle, ce qui améliore l’efficacité sans compromettre la qualité de l’engagement.

• Gain de Temps : Les commerciaux peuvent se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée tout en s’assurant que leurs prospects sont régulièrement relancés.

• Suivi Précis : Chaque action du prospect (ouverture d’email, clic sur un lien, etc.) est suivie, permettant des ajustements en temps réel pour maximiser les résultats. Cela permet d'améliorer son wording en continue !

• Contournement de l'abonnement Hubspot : Les séquences sont disponibles sur Sales Hub Pro et Service Hub Pro. En revanche, si vous ne disposez pas de Hubspot Marketing Pro, ou si vous n'avez pas beaucoup de contacts marketing, vous ne pouvez pas envoyer d'emaisl de masse. Utiliser les séquences permet donc, sans Hubspot Marketing Pro, d'envoyer des emails groupés (1 000 maximum par jour) et personnalisés.

III. Pourquoi Utiliser les Séquences HubSpot ?

1. Augmentation de la Productivité Commerciale

L’un des principaux bénéfices des séquences est l’automatisation des tâches répétitives, ce qui permet aux commerciaux de se concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée. Plutôt que de passer du temps à rédiger des emails de suivi manuels ou à organiser des relances, les équipes peuvent se reposer sur des séquences soigneusement élaborées pour rester en contact avec les prospects au bon moment.

Cela ne se traduit pas seulement par un gain de temps, mais aussi par une meilleure gestion du pipeline de vente et une réduction du risque d’oublier des opportunités importantes.

2. Maintien d’un Suivi Cohérent et Personnalisé

Les séquences permettent de maintenir un suivi cohérent sans que cela ne paraisse automatisé ou impersonnel. Chaque email peut être personnalisé grâce à l’intégration avec les propriétés du contact, ce qui permet d’inclure des informations spécifiques au prospect, comme son nom, son poste ou le contexte de son entreprise.

Ce niveau de personnalisation aide à établir une connexion authentique avec le contact et augmente les chances qu’il engage avec votre contenu.

3. Adaptabilité et Flexibilité des Scénarios de Suivi

Les séquences peuvent être adaptées à de nombreux scénarios de vente et de prospection, ce qui en fait un outil polyvalent pour diverses situations : relance après un téléchargement de contenu, suivi après un événement, prise de contact initiale, ou réactivation de prospects inactifs. Cette flexibilité permet aux équipes de vente de déployer des séquences parfaitement alignées sur chaque étape du cycle de vente et d’ajuster la cadence des relances en fonction du comportement du prospect.

4. Augmentation des Taux de Réponse et de Conversion

L’automatisation stratégique des relances grâce aux séquences augmente les chances de recevoir une réponse de la part des prospects. Les rappels réguliers mais non intrusifs maintiennent votre entreprise en haut de leur esprit sans les submerger d’emails.

Cette approche mesurée encourage les prospects à interagir, à prendre rendez-vous, ou à répondre aux appels à l’action intégrés dans vos communications.

5. Mesure et Amélioration Continue de la Performance

HubSpot Sequences offre des rapports détaillés sur la performance de chaque séquence : taux d’ouverture, taux de clics, taux de réponse, et taux de prise de rendez-vous. Ces données sont essentielles pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Grâce à ces insights, vous pouvez affiner vos séquences, tester de nouvelles approches (tests A/B), et optimiser continuellement vos communications pour maximiser leur efficacité.

La possiblité de faire des ’A/B testing dans les séquences HubSpot permet justement d’optimiser vos emails de suivi en testant différentes variantes (comme les lignes d’objet, le contenu, ou les appels à l’action) pour déterminer celles qui génèrent le plus d’engagement. En mesurant les performances de chaque version, vous pouvez affiner vos séquences pour augmenter les taux d’ouverture, de clics, et de réponse. Cela vous permet de prendre des décisions basées sur des données concrètes, améliorant ainsi continuellement l’efficacité de vos communications et maximisant vos chances de convertir les prospects en clients.

Exemples de Cas d’Utilisation :

• Prospection : Contacter de nouveaux prospects de manière structurée pour leur proposer un RDV.

• Suivi Après un Événement : Relancer des contacts rencontrés lors d’un salon ou d’une conférence.

• Prise de Rendez-Vous : Automatiser les relances pour les rendez-vous non honorés ou les leads inactifs.

IV. Comment Créer une Séquence HubSpot : Étape par Étape

1. Rédiger les emails de votre séquence :

Emails : Avant de commencer, rédigez des emails engageants via les modèles. Chaque modèle équivaut à un email personnalisé qui sera dans votre séquence. Il faut les rédiger de manière personnalisée et orientée vers l’action. Utilisez des variables pour personnaliser chaque email (nom du contact, entreprise, secteur d’activité).

Une fois terminé, enregistrez vos modèles, vous êtes prêts à utiliser les séquences !

2. Accéder à l’Outil Séquences :

Pour créer une séquence, rendez-vous dans votre compte HubSpot, puis naviguez vers “Automatisation > Séquences”. Vous y trouverez toutes les options pour gérer et créer des séquences.

3. Choisir ou Créer une Séquence :

Cliquez sur “Créer une Séquence”. Vous pouvez choisir parmi les séquences dynamiques, des modèles prédéfinis ou opter pour une création sur-mesure en fonction de vos objectifs.

Choisissez les modèles que vous avez rédigé et insérez les dans votre séquence.

4. Définir les Délais :

Échelonnez les envois pour éviter de submerger le prospect. L’espacement des emails doit être stratégique : ni trop rapproché pour éviter l’agacement, ni trop espacé pour maintenir l’engagement.

Tâches : Intégrez aussi des tâches telles que des rappels d’appel ou de recherche sur LinkedIn pour diversifier votre approche et rester proactif dans le suivi.

5. Inscrire des Contacts :

Inscrivez vos contacts dans la séquence manuellement ou automatiquement via des workflows (fonctionnalité réservée aux abonnements Enterprise). Un contact est automatiquement retiré de la séquence lorsqu’il répond à un email ou réserve une réunion.

L'inscription à une séquence peut être automatisé sur Sales Pro et Service pro uniquement à la complétion d'un formulaire, ou à une page vue. Pour d'autres automatisations, il faudra souscrire Hubspot Enterprise.

6. Suivre et Optimiser la Performance :

Utilisez les rapports de performance pour analyser l’efficacité de vos séquences : taux d’ouverture, clics, réponses, et rendez-vous pris. Ajustez vos séquences en fonction des données récoltées pour maximiser leur impact.

V. Meilleures Pratiques pour Optimiser vos Séquences HubSpot

• Personnalisation des Emails : Utilisez les informations du CRM pour personnaliser chaque email, augmentant ainsi les chances d’engagement. Cette personnalisation approfondie permet de créer des messages qui résonnent davantage avec le destinataire, augmentant ainsi les chances d’engagement et de réponse positive. En montrant que vous comprenez les besoins et les intérêts uniques de chaque prospect, vous renforcez la pertinence de votre communication et établissez une connexion plus authentique et significative.

• Appels à l’Action Clairs : Chaque email doit inclure une action attendue du prospect, qu’il s’agisse de prendre un rendez-vous ou de télécharger un document.  Il est crucial que l’appel à l’action soit bien visible et formulé de manière concise et persuasive pour inciter le prospect à agir immédiatement. Par exemple, utilisez des boutons colorés ou des liens hypertextes clairs pour guider le prospect vers l’action souhaitée.

• Tester et Ajuster : Lancez des tests A/B pour comparer différents éléments de vos séquences (objet de l’email, contenu, CTA) et optimiser les résultats. En effectuant ces tests, vous pouvez identifier quelles variantes génèrent le plus d’engagement et de réponses de la part de vos prospects. Par exemple, essayez différentes lignes d’objet pour voir lesquelles incitent davantage à l’ouverture de l’email, ou testez divers formats de contenu pour déterminer celui qui capte le mieux l’attention.

• Optimisation des Temps d’Envoi : Identifiez les moments où vos prospects sont le plus réceptifs pour maximiser le taux d’ouverture et de réponse. Pour ce faire, analysez les données historiques de vos campagnes précédentes afin de déterminer les jours et les heures où vos emails ont obtenu les meilleurs résultats.

VII. Erreurs Courantes à Éviter avec les Séquences HubSpot

• Envoi Excessif d’Emails : Un excès d’emails peut irriter les prospects et provoquer des désinscriptions. Limitez-vous à 2-3 emails par semaine maximum. En effet, bombarder vos prospects d’emails peut non seulement les agacer, mais aussi les amener à percevoir votre entreprise de manière négative. Cela peut entraîner une augmentation des désabonnements et une diminution de l’engagement global.

• Contenus Non Pertinents : Assurez-vous que chaque email apporte une réelle valeur ajoutée. Un email pertinent est bien plus efficace qu’un message générique. Il faut aussi éviter de relancer pour relancer. Relancez avec un message qui apporte vraiment quelque chose à votre discours.

• Manque de Suivi Personnalisé : Ne vous reposez pas uniquement sur l’automatisation. Des touches humaines, comme un appel ou un message LinkedIn, peuvent faire la différence. Ces interactions directes montrent à vos prospects que vous vous souciez réellement de leur situation et que vous êtes prêt à investir du temps pour répondre à leurs questions ou préoccupations spécifiques.

Conclusion

Les séquences sont un outil incontournable pour automatiser la prospection sur Hubspot et améliorer le suivi des leads. En utilisant les meilleures pratiques, en personnalisant vos emails, et en analysant continuellement les performances, vous pouvez transformer vos séquences en un véritable atout pour votre entreprise. Testez, ajustez, et faites évoluer vos séquences pour toujours rester à la pointe de l’automatisation commerciale.

Si vous souhaitez vous faire accompagner pour automatiser votre prospection, n'hésitez pas à faire appel à une agence Hubspot !