Guide complet pour configurer HubSpot

Sommaire

Configuration du compte HubSpot

Les étapes essentielles pour utiliser le potentiel de l'outil

Bien choisir sa version d'Hubspot

Introduction

1. Configuration du compte HubSpot

Voici toutes les étapes essentielles pour paramétrer votre Hubspot :

Étape 1 : Créer un compte HubSpot

• Rendez-vous sur le site officiel de HubSpot et cliquez sur "Commencer gratuitement".
• Remplissez les informations requises, telles que votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre entreprise.
• Cliquez sur "Créer un compte" pour procéder à la prochaine étape.

Étape 2 : Configuration de votre entreprise

• Ajoutez le nom de votre entreprise, son site web et son logo.
• Personnalisez le nom et le domaine de votre compte HubSpot pour qu'il soit en adéquation avec votre marque.

Étape 3 : Intégration de votre e-mail

• Intégrez votre adresse e-mail professionnelle avec HubSpot pour gérer les communications depuis la plateforme.
• Suivez les instructions fournies pour configurer la synchronisation des e-mails entrants et sortants.
• Téléchargez l'extension Hubspot Google Chrome pour synchroniser sur Hubspot vos emails envoyé

Étape 4: Intégration de votre calendrier

Intégrer votre calendrier à HubSpot est un véritable game-changer pour la gestion de votre temps et l’efficacité de vos interactions professionnelles. Cette intégration vous offre une vue centralisée de vos rendez-vous et tâches, éliminant les conflits d’agenda et les risques de double réservation. Vous gagnez en précision et en organisation, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

• Intégrer votre calendrier professionnel (par exemple, Google Calendar) avec HubSpot pour gérer vos rendez-vous et réunions, allez dans les paramètres, puis cliquez sur l'onglet "calendrier".
• Configurez les paramètres de synchronisation pour éviter les conflits de planification.

En intégrant votre calendrier, vous aurez la possibilité de créer un lien de réunion Hubspot. Créer un lien de réunion dans HubSpot est essentiel pour simplifier la planification et améliorer l'efficacité de vos interactions avec les clients et prospects. En utilisant les liens de réunion, vous permettez à vos contacts de choisir directement un créneau horaire qui leur convient, ce qui réduit les échanges de courriels et les conflits de calendrier.

Cette fonctionnalité offre une expérience professionnelle fluide et sans friction, tout en optimisant la gestion du temps de votre équipe. En intégrant ces liens dans vos communications, vous augmentez la probabilité de fixer des rendez-vous importants et de maintenir un suivi régulier, contribuant ainsi à des relations clients plus solides et à une meilleure productivité.

Pour créer votre lien de réunion, rendez-vous sur "Bibliothèque" puis "planificateur de réunion". Enfin, paramétrez votre lien en fonction de vos besoins (horaires, relances, confirmations etc)

Étape 5: Configuration des utilisateurs et des autorisations

Configurer des droits et autorisations spécifiques dans HubSpot est essentiel pour assurer la sécurité des données et l'efficacité des opérations. En adaptant les permissions en fonction du poste et de l'équipe de chaque utilisateur, on limite l'accès aux informations sensibles uniquement aux personnes qui en ont besoin.

Cela permet non seulement de protéger les données confidentielles, mais aussi de garantir que chaque membre de l'équipe dispose des outils et des informations pertinents pour accomplir ses tâches efficacement. De plus, une configuration adaptée prévient les erreurs potentielles dues à une mauvaise manipulation des données ou des processus.

Pour ajouter et configurer les droits et autorisations de vos utilisateurs, allez dans les paramètres puis "Utilisateurs et équipes" :

• Ajoutez les membres de votre équipe en utilisant leur adresse e-mail.
• Définissez les autorisations d'accès appropriées pour chaque utilisateur en fonction de son rôle dans l'organisation.
  
  

Étape 6: Configurer son nom de domaine

Après avoir créé votre profil, vous devez ajouter le nom de domaine de votre entreprise et le relier à votre Hubspot. Cette étape est cruciale car elle vous permettra de personnaliser les URL de suivi des comportements de vos visiteurs et de les intégrer dans des tableaux de bord pour synthétiser les données collectées.

• Si vous souhaitez utiliser votre propre nom de domaine pour les liens et les pages générés par HubSpot, configurez-le dans les paramètres dans la rubrique Contenu puis "nom de domaine et URL"
• Suivez les instructions fournies pour effectuer les réglages DNS nécessaires.

Etape 7 : Intégrations de vos applications favorites

• Identifiez les outils que vous utilisez fréquemment (Aircall ou Ringover, Pandadoc ou Webflow, Monday etc),  dans votre entreprise et vérifiez s'ils sont compatibles avec HubSpot. Vous trouverez d'ailleurs ici notre liste des meilleures intégrations Hubspot !
• Explorez la Marketplace d'intégrations d'HubSpot pour découvrir une large gamme d'outils disponibles et leurs fonctionnalités spécifiques.
• N'hésitez pas à contacter l'assistance d'HubSpot pour obtenir de l'aide lors de la configuration des intégrations et pour obtenir des recommandations spécifiques à votre entreprise.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de configurer votre compte HubSpot en intégrant votre e-mail, votre calendrier, en gérant les utilisateurs et en personnalisant votre tableau de bord. Cette configuration de base vous permettra de commencer à utiliser les fonctionnalités essentielles d'HubSpot pour gérer vos activités de marketing, de vente et de service client de manière efficace. 

Étapes 8 : Importez vos contacts sur Hubspot

Pour migrer ses données sur Hubspot, il faut assurer une transition en douceur et éviter toute perte de données, il est important de suivre un processus structuré, allant de la préparation des informations à la vérification finale après l'importation. Cette migration bien exécutée vous permettra de maximiser l'efficacité de votre équipe et de renforcer la relation avec vos clients.

1. Préparation des données

La première étape de la migration consiste à préparer soigneusement vos données en les nettoyant, les mettant à jour et les formatant de manière cohérente pour HubSpot. Cela garantit l'importation de données précises et pertinentes.

2. Mapping des champs

Une fois les données prêtes, mapper les champs de votre base de données avec les propriétés correspondantes dans HubSpot est essentiel pour une importation correcte et un placement précis des données. Par exemple, associez le champ "Nom de l'entreprise" avec la propriété "Company Name" dans HubSpot pour éviter les incohérences et assurer l'utilisation immédiate des données après la migration.

3. Choix de la méthode de migration

Le choix de la méthode de migration dépend de la complexité et du volume de vos données. Pour une base de données simple et petite, utilisez les outils d'importation CSV de HubSpot. Pour des bases de données plus complexes, l'API HubSpot offre plus de flexibilité et d'intégration. Assurez-vous de choisir la méthode adaptée à vos besoins et compétences techniques pour une migration réussie.

4. Test de migration

Avant de migrer complètement, réalisez un test avec un échantillon de données pour vérifier le transfert et le mapping des champs. Identifiez et résolvez les problèmes potentiels pour minimiser les risques. Une fois le test réussi, passez à l'étape suivante en toute confiance.

5. Migration complète

Après validation du test, procédez à la migration complète de votre base de données vers HubSpot en utilisant la méthode choisie. Réalisez la migration en dehors des heures de travail, avec une sauvegarde des données au préalable. Surveillez attentivement le processus pour identifier rapidement toute anomalie.

6. Vérification post-migration

Une fois la migration terminée, vérifiez que toutes les données sont correctement transférées, complètes et bien organisées, avec des champs correctement mappés et des relations maintenues entre les données. Cette étape essentielle garantit que votre base de données est prête à être utilisée dans HubSpot sans nécessiter de corrections majeures. Tout problème identifié doit être corrigé immédiatement pour éviter des complications futures.

2. Les étapes essentielles pour utiliser le potentiel de l'outil

La plateforme HubSpot offre une gamme complète d'outils qui couvrent les domaines du marketing, des ventes et du service client. Comprendre les outils essentiels d'HubSpot vous permettra d'exploiter pleinement leur potentiel pour développer votre entreprise. En fonction du Hub que vous avez souscrit, il existe plusieurs fonctionnalités clés à connaître. Voici une vue d'ensemble des outils clés :

1. Comprendre le CRM

Le CRM d'HubSpot est le fondement de la plateforme et vous permet de gérer vos contacts, vos clients et vos prospects de manière organisée. Pour bien débuter avec le CRM d'HubSpot, suivez ces étapes :

• Étape 1: Importation des contacts : Commencez par importer vos contacts existants dans HubSpot à partir de sources telles que des fichiers CSV ou d'autres outils. Veillez à organiser vos contacts en utilisant des propriétés personnalisées qui correspondent à vos besoins spécifiques.

• Étape 2: Personnalisation des champs : Configurez les propriétés du contact pour collecter les informations pertinentes pour votre entreprise. Ajoutez des champs personnalisés tels que des dates importantes, des préférences spécifiques, etc. Cela vous permettra d'enrichir les profils de vos contacts.

• Étape 3: Gestion des pipelines de vente : Créez et personnalisez vos pipelines de vente pour refléter votre processus de vente. Définissez les étapes du pipeline et les actions associées à chaque étape. Cela vous aidera à suivre efficacement la progression de vos prospects à travers le processus de vente.

Dans HubSpot, les objets contact, entreprise et transaction sont des entités principales utilisées pour gérer les informations liées aux clients et aux prospects. Voici une brève explication de chacun de ces objets et leurs différences:

1. Contact : Un contact représente une personne individuelle avec qui vous interagissez, que ce soit un client existant, un prospect ou tout autre individu. Les informations associées à un contact comprennent généralement son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son entreprise, son poste, etc. Les contacts peuvent être organisés en listes, attribués à des propriétaires spécifiques et suivis à travers leur cycle de vie, de la prospection à la conversion en client. Chaque contact peut être rattaché à une entreprise et/ou une transaction.

2. Entreprise : Une entreprise est une organisation avec laquelle vous interagissez. Elle peut représenter un compte client existant ou une société potentiellement intéressée par vos produits ou services. Les informations associées à une entreprise peuvent inclure son nom, son site web, son adresse, sa taille, son secteur d'activité, etc. HubSpot vous permet d'associer des contacts individuels à des entreprises, ce qui facilite la gestion des relations et des interactions avec les organisations.

3. Transaction : Une transaction, également appelée "deal" en anglais, représente une opportunité commerciale ou une transaction en cours avec un contact ou une entreprise. Il s'agit essentiellement d'une vente potentielle que vous suivez dans HubSpot. Les transactions contiennent des informations telles que la valeur estimée, le stade du processus de vente, la probabilité de réussite, la date de clôture prévue, etc. Vous pouvez suivre l'évolution d'une transaction tout au long du cycle de vente, depuis la prospection jusqu'à la conclusion de la vente.

Il est important de distinguer les objets contact, entreprise et transaction dans HubSpot pour une gestion organisée des informations clients, le suivi précis des interactions et la génération de rapports pertinents. Cela permet d'avoir une vision claire des relations commerciales et d'améliorer l'efficacité dans la gestion des clients et prospects.

Conseils et astuces pour le CRM :

• Segmentez vos contacts en utilisant des filtres avancés pour cibler des groupes spécifiques de contacts et personnaliser vos campagnes.
• Utilisez les propriétés personnalisées pour collecter des informations spécifiques sur vos contacts, ce qui vous permettra de personnaliser davantage votre communication avec eux.
• Utilisez les tâches et les rappels pour suivre les activités de suivi et les échéances importantes.

2. Le Marketing Hub

Le Marketing Hub d'HubSpot vous permet de générer des leads, d'automatiser les campagnes et d'analyser les performances de votre marketing. Pour bien débuter avec le Marketing Hub, suivez ces étapes :

• Étape 1: Création de contenu : Utilisez l'éditeur HubSpot pour créer des pages web attrayantes, des e-mails personnalisés, des formulaires et des appels à l'action. Utilisez des modèles préconçus ou personnalisez-les selon vos besoins.

• Étape 2: Automatisation du marketing : Créez des workflows automatisés pour envoyer des e-mails, attribuer des tâches, déclencher des actions spécifiques en fonction du comportement des contacts, etc. Identifiez les points de conversion clés dans votre entonnoir de vente et créez des workflows pour les nourrir en leads qualifiés.

• Étape 3: Analyse des performances : Utilisez les rapports et les tableaux de bord d'HubSpot pour suivre les performances de vos campagnes, les taux de conversion, les clics, les ouvertures d'e-mails, etc. Identifiez les zones d'amélioration et optimisez vos campagnes en conséquence.

  

Conseils et astuces pour le Marketing Hub :

• Segmentez votre audience en fonction des comportements, des préférences ou de l'engagement pour personnaliser davantage vos campagnes.
• Utilisez des tests A/B pour évaluer différentes variations de contenu, d'e-mails ou de pages web et déterminer lesquelles fonctionnent le mieux.
• Intégrez votre Marketing Hub avec d'autres outils tels que les réseaux sociaux pour maximiser votre portée.
  
  

3. Sales Hub

Le Sales Hub d'HubSpot vous aide à améliorer l'efficacité de vos équipes de vente et à conclure plus de transactions. Pour bien débuter avec Hubspot Sales Hub, suivez ces étapes :

• Étape 1: Suivi des e-mails : Activez le suivi des e-mails pour recevoir des notifications lorsque vos e-mails sont ouverts ou les liens sont cliqués. Cela vous permettra de suivre l'engagement de vos prospects et de savoir quand est le meilleur moment pour les contacter.

• Étape 2: Automatisation des tâches : Utilisez les fonctionnalités d'automatisation pour créer des tâches, des rappels et des séquences d'e-mails. Automatisez les tâches répétitives pour gagner du temps et assurer un suivi cohérent avec vos prospects.

• Étape 3: Gestion des contacts et des deals : Utilisez le CRM pour organiser vos contacts et vos deals. Assurez-vous que chaque deal est correctement étiqueté et suivi pour faciliter le processus de vente.

  

Conseils et astuces pour le Sales Hub :

• Personnalisez vos séquences d'e-mails en fonction du comportement et des préférences des prospects pour augmenter les chances de conversion.
• Utilisez les modèles d'e-mails prédéfinis pour gagner du temps lors de la création de vos communications.
• Utilisez les appels et les réunions intégrés pour planifier et suivre vos interactions avec les prospects.
  
  

4. Service Hub

Le Service Hub d'HubSpot vous aide à fournir un excellent support client et à maintenir la satisfaction de vos clients. Pour bien débuter avec le Service Hub, suivez ces étapes :

• Étape 1: Mise en place du ticketing : Configurez vos paramètres de ticketing pour gérer les demandes d'assistance des clients. Créez des règles de routage automatique pour acheminer les tickets vers les bonnes équipes.

• Étape 2: Base de connaissances : Créez une base de connaissances avec des articles utiles pour aider vos clients à trouver des réponses à leurs questions. Organisez les articles en catégories et utilisez des balises pour une recherche facile.

• Étape 3: Chat en direct : Activez le chat en direct sur votre site web pour offrir une assistance instantanée. Personnalisez les messages, configurez des réponses automatiques et assurez-vous d'avoir une équipe disponible pour répondre aux chats.

Une fois que vous avez exploré toutes les fonctionnalités, n'hésitez pas à vous former et à abuser des formations Hubspot disponibles en ligne. N'oubliez pas, c'est en forgeant qu'on devient forgeron !

Si vous cherchez un organisme de formation afin de faire monter en compétences vos collaborateurs, il existe des Agences Partenaires Hubspot qui disposent d'une panoplie de formations sur mesure pour vos équipes ! 

3. Bien choisir sa version d'Hubspot

Lorsque vous envisagez d'utiliser HubSpot, il est essentiel de choisir la bonne version qui correspond le mieux à vos besoins. HubSpot propose plusieurs versions, chacune offrant différentes fonctionnalités et niveaux de support. Voici quelques points à considérer pour choisir la bonne version d'HubSpot :

1. HubSpot Gratuit

   Si vous démarrez une petite entreprise ou que vous avez un budget limité, HubSpot Gratuit peut être un bon choix. Cette version gratuite offre des fonctionnalités de base telles que le CRM, la création de formulaires, la gestion des contacts et les rapports de base. C'est une excellente option pour commencer à gérer vos contacts et à suivre vos interactions avec eux.

2. HubSpot Starter

   Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées pour soutenir votre croissance, HubSpot Starter peut être la bonne option. Cette version offre des fonctionnalités supplémentaires telles que l'automatisation du marketing, les séquences d'e-mails, les rapports avancés et la gestion des équipes. Cela vous permet d'automatiser vos campagnes, de segmenter votre audience et de mesurer les performances de vos efforts marketing.

3. HubSpot Professional

   Si vous souhaitez accéder à des fonctionnalités plus avancées pour développer votre entreprise, HubSpot Professional est une option à considérer. Cette version offre des fonctionnalités telles que le lead scoring, l'automatisation des workflows, la personnalisation avancée, l'intégration CRM et le support prioritaire. Cela vous permet d'optimiser vos processus de vente et de marketing, d'améliorer l'efficacité de votre équipe et de fournir un support client de qualité supérieure. Si vous hésitez entre les deux versions, nous avons écrit un article qui compare les versions Starter et Professional, cela pourra peut être vous aider !

4. HubSpot Enterprise

   Si vous êtes une entreprise de taille importante avec des besoins complexes, HubSpot Enterprise peut être la meilleure option. Cette version offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des partitions, la personnalisation basée sur les entreprises, la sécurité avancée et un support dédié. Elle vous permet de gérer des équipes et des processus complexes, de personnaliser l'expérience de vos clients et de bénéficier d'une assistance prioritaire.

Conseils pour choisir la bonne version d'HubSpot :

• Évaluez vos besoins spécifiques en fonction de votre entreprise, de votre taille et de vos objectifs.
• Consultez les comparaisons détaillées des fonctionnalités et des prix disponibles sur le site web d'HubSpot.
• N'hésitez pas à contacter l'équipe d'HubSpot pour obtenir des conseils personnalisés en fonction de vos besoins spécifiques.

Il est essentiel de choisir la bonne version d'HubSpot dès le départ, car cela vous permettra de bénéficier des fonctionnalités et du support appropriés pour atteindre vos objectifs commerciaux. Si vous avez besoin d'aide pour bien débuter sur Hubspot, n'hésitez pas à passer par une agence Partenaire Hubspot qui pourra vous guider et vous accompagner dans tout votre setup.

Lomed est une agence Hubspot qui a l'habitude d'accompagner des petites et moyennes entreprises dans la mise en place jusqu'aux optimisations Hubspot, n'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !