Toute entreprise cherche constamment à évoluer et à optimiser ses process. Cela passe par une digitalisation de tout son environnement de travail comme la génération de documents, ou les solutions de cloud. Parmi ces éléments, la téléphonie d'entreprise fait partie des solutions souvent mis de côté car pas prioritaire. Mais depuis le milieu des années 2010, plusieurs sociétés se sont concentrées sur la digitalisation des solutions de téléphonie professionnelle via la technologie VoIP (on parle alors de logiciel de softphone).
Installation et configuration simple
La principale force de ce genre de logiciels SaaS, ce sont évidemment leur simplicité. Alors que la plupart des systèmes traditionnels de téléphonie d'entreprise nécessitent une équipe d'expert pour la mise en place et la maintenance, la téléphonie via le cloud est simple à configurer. C'est un point critique à ne pas prendre à la légère lorsqu'on installe ou on change de prestataires de téléphonie d'entreprise. Un prestataire comme Ringover vous permet d'obtenir un numéro immédiatement à la souscription (contre 1 journée en moyenne pour un logiciel comme Aircall) La plupart des fournisseurs proposent justement une aide à l'installation et un support afin de répondre aux demandes de leurs clients. L'objectif est que la transition se fasse en douceur pour les équipes.
Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez en retirer :
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Coûts : La téléphonie traditionnelle nécessite souvent des investissements importants en matière d'infrastructure de câblage et de matériel, ainsi que des frais d'installation et d'entretien réguliers. En revanche, la téléphonie en VoIP ne nécessite pas d'infrastructure coûteuse et propose des tarifs d'appels avantageux.
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Flexibilité : Les systèmes téléphoniques traditionnels sont limités par la distance géographique et nécessitent souvent des installations sur site. La solution de téléphonie basée sur le cloud permet une flexibilité totale avec la possibilité de travailler depuis n'importe où, ce qui facilite la mobilité professionnelle dans un temps où le monde rime avec télétravail.
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Fonctionnalités : La plupart des fournisseurs de téléphonie cloud propose des fonctionnalités avancées de téléphonie, telles que l'enregistrement et la retranscription d'appels, le transfert d'appels, la messagerie vocale personnalisée, ce qui est souvent indisponible ou limité avec les systèmes de téléphonie traditionnelle. Vous pouvez même facilement mettre en place un SVI (serveur vocal interactif) afin de rediriger vos appels facilement en fonction du besoin.
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Évolutivité : Les systèmes de téléphonie traditionnelle sont souvent difficiles à faire évoluer pour répondre aux besoins et aux problématiques changeants d'une entreprise en pleine croissance, tandis qu'avec la VoIP, il y a régulièrement des mises à jour du produit qui permet à la solution d'être toujours au top et d'offrir à ses clients de nouvelles fonctionnalités.
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Maintenance : La maintenance des systèmes téléphoniques traditionnels peut être difficile et coûteuse, nécessitant souvent des techniciens spécialisés pour effectuer des réparations ou des mises à jour. Aircall par exemple, quant à elle, offre une maintenance facile et rapide grâce à des mises à jour en ligne et à distance.
Intégration avec votre CRM
Une intégration CRM de votre logiciel VoIP permet une synchronisation transparente des données entre le système de téléphonie et un CRM comme Hubspot ou Salesforce, offrant ainsi de nombreux avantages.
Tout d'abord, elle permet une identification automatique des appels, affichant ainsi les informations pertinentes sur l'écran lors des appels entrants. Cela permet aux agents de fournir un service personnalisé et de gagner du temps en évitant de chercher manuellement les informations sur les clients.
De plus, l'intégration avec les CRM facilite l'historisation automatique des appels, en enregistrant les détails des appels passés, reçus ou manqués. Cela garantit une traçabilité précise de toutes les interactions téléphoniques avec les clients, ce qui peut être utile pour l'analyse et le suivi des performances.
En outre, une intégration avec un CRM comme Hubspot permet également le déclenchement automatique d'actions prédéfinies, comme la création de nouveaux enregistrements de contacts ou l'assignation de tâches de suivi, en fonction des appels reçus. Cela permet une automatisation efficace des processus et une meilleure gestion des workflows. Pour vous projetez un peu, nous avons rédigé plusieurs exemples d'automatisations possibles via Aircall !
Une augmentation de votre productivité
Au delà de tous les avantages cités, liés aux coûts notamment, la téléphonie par VoIP va assurément vous permettre de gagner en productivité et en efficacité, que ce soit pour vos commerciaux ou vos chargées de clients. Et je vais aller encore plus loin en mettant en avant l'amélioration des conditions de travail : grâce à la téléphonie en VoIP, la prospection de vos commerciaux n'aura jamais été aussi simple et intuitif. Elle sera également moins pénible. Imaginez le gain de quelques minutes par jour additionnées sur toute l'année d'un commercial ?
Si vous cherchez une solution de téléphonie moderne et économique pour votre entreprise, Aircall ou Ringover peuvent être des super alternatives. Laissez tomber les lignes analogiques et passez à la téléphonie basée sur le cloud et la VoIP pour profiter de tous les avantages qu'elle offre.