Découvrez comment gérer efficacement vos factures avec HubSpot et explorez des alternatives comme Pennylane et Sellsy pour votre facturation.
La gestion des factures peut vite devenir une corvée, surtout quand on doit jongler entre plusieurs outils pour suivre les paiements, envoyer des rappels, ou simplement s’assurer que rien n’a été oublié. Mais saviez-vous que HubSpot peut vous simplifier la tâche en vous permettant de créer et gérer vos factures directement depuis sa plateforme ?
Dans cet article, on va voir comment tirer parti de cette fonctionnalité, tout en vous présentant des alternatives comme Pennylane et Sellsy, si vous utilisez déjà ces outils de facturation.
Grâce au tout nouveau Hub Commerce, vous pouvez maintenant générer des factures nativement dans l'outil, ce qui facilite la gestion de vos documents comptables tout en gardant toutes vos informations au même endroit. Générer vos factures depuis Hubspot vous permet également de gagner beaucoup de temps, en évitant de jongler d'une plateforme à une autre.
Au niveau des fonctionnalités, vous pouvez évidemment personnaliser vos factures avec des modèles qui vous permettent d’ajouter facilement votre logo, vos coordonnées, ainsi que les détails spécifiques de chaque transaction. Grâce aux outils de conception Hubspot et à l'aide d'un développeur, vous pouvez créer des factures à l’image de votre entreprise, en choisissant parmi des modèles prédéfinis ou en concevant le vôtre sur mesure.
En ce qui concerne le suivi des factures, HubSpot vous permet de vérifier facilement l’état de chaque facture : envoyée, ouverte, ou réglée. Cette transparence vous aide à suivre les paiements en temps réel et à réagir rapidement en cas de retard.
Enfin, les fonctionnalités de reporting de HubSpot vous fournissent des rapports détaillés sur vos factures, vous permettant d’évaluer l’efficacité de votre processus de facturation, d’identifier les problèmes éventuels et d’optimiser vos opérations financières pour une meilleure gestion de votre trésorerie.
Voyons pas à pas comment générer une facture avec HubSpot :
1. Accéder à l’opportunité ou au contact client :
Tout commence par la fiche du client ou de l’opportunité pour laquelle vous voulez créer une facture. Une fois sur la fiche, vous verrez sur le volet de droite l’option “Créer une facture”.
2. Remplir les informations de la facture :
Si certaines informations sont déjà enregistrées dans HubSpot, comme le nom du client, le produit ou service, elles seront automatiquement reprises. Vous n’aurez plus qu’à ajouter ou modifier les détails manquants, comme le prix ou les taxes. Pour configurer le prix, soit vous avez déjà associé des lignes de produits sur votre transaction (qui ont chacune un prix fixe et une quantité), soit vous pouvez ajouter manuellement une ligne de produit.
3. Personnaliser la facture :
Pour que votre facture soit à l’image de votre entreprise, HubSpot vous permet de personnaliser les éléments visuels : logo, couleurs, mise en page, etc.
4. Ajouter un lien de paiement :
Si vous utilisez les liens de paiement avec HubSpot, vous pouvez les intégrer directement dans la facture. Et oui, vous pouvez proposer à votre client de payer directement via la facture, voilà qui va améliorer l'expérience de paiement, et la rapidité de paiement de vos factures !
5. Envoyer ou télécharger la facture :
Une fois que tout est prêt, vous avez deux options : envoyer la facture directement par HubSpot ou la télécharger en PDF pour l’envoyer manuellement.
Avec ces quelques étapes, la génération de factures dans HubSpot devient rapide et intuitive, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire avancer vos deals. En revenant sur celui-ci, vous pouvez suivre le statut de votre facture.
Même si HubSpot ne permet pas de générer automatiquement des factures, il offre de nombreuses possibilités pour automatiser le suivi et la gestion des factures. Ces automatisations peuvent vous faire gagner un temps précieux en réduisant le besoin d’interventions manuelles. Évidemment, ces automations sont en général natives si vous passez déjà par un logiciel de facturation comme Pennylane par exemple.
Voyons quelques exemples concrets :
Imaginez que vous n’ayez plus besoin de suivre les factures en attente manuellement. Avec HubSpot, c’est possible ! Vous pouvez configurer des workflows pour envoyer automatiquement des rappels aux clients qui n’ont pas encore réglé leurs factures. Par exemple, un premier rappel amical peut être envoyé trois jours après l’échéance, suivi d’un rappel plus formel après une semaine.
En plus des rappels envoyés aux clients, HubSpot peut aussi notifier automatiquement votre équipe dès qu’une facture dépasse son échéance. Cela permet à votre équipe commerciale ou financière d’intervenir rapidement. Une petite alerte interne, que ce soit via e-mail ou notification HubSpot, et vos équipes savent exactement quand intervenir.
Lorsque vos clients paient leurs factures, il est important que tout le monde soit au courant. HubSpot peut automatiquement mettre à jour le statut de la facture une fois le paiement reçu, si celui-ci est fait depuis Hubspot paiement. Cela peut aussi déclencher un workflow qui envoie un e-mail de confirmation au client ou informe vos équipes internes que tout est en ordre.
Ces automatisations permettent de garder un œil sur les factures sans avoir à vérifier manuellement chaque transaction, ce qui vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs.
Bien que HubSpot ne puisse pas générer de factures automatiquement, il est possible d’automatiser le suivi des devis. Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui envoie un rappel si un devis n’est pas accepté après un certain délai. Ce type d’automatisation permet de rester proactif et d’éviter que des opportunités ne se perdent faute de suivi.
L’une des grandes forces de HubSpot réside dans sa simplicité d’utilisation. La création de factures se fait en quelques clics, rendant la gestion de la facturation beaucoup moins complexe. Le fait d'avoir tout personnalisé en fonction de la transaction est aussi un gain de temps. La possibilité de visualiser et de suivre vos factures en un coup d’œil facilite également la gestion quotidienne, permettant à votre équipe de se concentrer sur d’autres tâches importantes. C'est en effet un bonheur de pouvoir tout gérer au même endroit.
HubSpot brille également par ses capacités d’automatisation, qui permettent de gagner un temps précieux. Vous pouvez configurer des workflows pour automatiser les rappels de paiement et des notifications internes concernant les factures en retard. Cette automatisation réduit le risque d’erreurs humaines et assure que chaque étape du processus de facturation est suivie avec précision. En optimisant ces tâches répétitives, HubSpot vous aide à maintenir une gestion fluide et efficace de vos finances.
La personnalisation des factures est un autre atout de HubSpot, mais on kiffe quand même ! Grâce à l'outil de conception, et à l'aide d'un développeur, vous pouvez ajuster vos modèles de facture et créer des factures qui reflètent fidèlement l’identité visuelle de votre entreprise. Ajouter votre logo, modifier les couleurs, et intégrer des messages personnalisés sont autant d’options qui vous permettent d’offrir une expérience professionnelle et cohérente à vos clients. Cette personnalisation aide non seulement à renforcer la marque de votre entreprise, mais aussi à communiquer des informations importantes de manière claire et efficace.
Et oui, ça fait un peu paradoxe avec notre dernier point positif. HubSpot présente certaines limitations en termes de flexibilité. Par exemple, les options de personnalisation peuvent être restreintes par rapport à certains outils de facturation spécialisés. Les utilisateurs ayant des besoins très spécifiques ou des exigences complexes peuvent trouver que les fonctionnalités disponibles ne répondent pas entièrement à leurs attentes. De plus, la plateforme peut ne pas offrir autant de personnalisation dans les modèles de factures par rapport à des solutions dédiées exclusivement à la facturation.
Un autre inconvénient notable est la dépendance à un outil comptable externe pour une gestion complète des finances. HubSpot, bien qu’efficace pour la création et le suivi des factures, ne remplace pas un logiciel de comptabilité complet. Les fonctionnalités de comptabilité, telles que la gestion des écritures comptables, le rapprochement bancaire et les déclarations fiscales, nécessitent souvent l’intégration avec un outil comptable séparé. Cette dépendance peut entraîner une certaine complexité et nécessiter un effort supplémentaire pour assurer une synchronisation fluide entre les deux systèmes.
Si, en plus de la facturation, vous avez besoin d’un outil qui gère aussi vos finances et votre comptabilité, Pennylane s'intègre très bien à Hubspot pour gérer vos factures. Pennylane, une des meilleures intégrations Hubspot, vous permet de centraliser la facturation et la comptabilité, avec la possibilité de synchroniser tous vos produits Hubspot en temps réel. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils : tout est au même endroit.
Avec son intégration à HubSpot, Pennylane permet une synchronisation fluide entre vos activités commerciales et la gestion de vos finances, tout en évitant les erreurs de saisie manuelle. Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur votre trésorerie, vos factures en attente, et vos paiements clients, sans avoir à basculer d’un outil à l’autre.
Si vous avez déjà Pennylane comme logiciel de comptabilité, nous vous recommandons d'utiliser l'intégration native avec Hubspot. Et si vous avez besoin de customiser certains aspects de cette facturation, l'API Pennylane permet de personnaliser encore plus vos la synchro de vos deux outils !
Sellsy est une autre option intéressante si vous cherchez une solution qui combine CRM et facturation. Il n'existe pas d'intégration native entre les deux applications, ce qui veut dire que vous devrez passer par une application tierce comme Zapier ou Make pour pouvoir générer une facture depuis Hubspot.
Il faut aussi passer par la création d'un devis sur Hubspot pour pouvoir générer une facture sur Sellsy. On contourne un peu le truc, mais le résultat est là ! Ce n'est pas l'intégration que nous conseillons mais si vous avez déjà sellsy, cela vous permettra de faire le pont entre les deux applications !
La gestion de la facturation ne doit pas être un casse-tête. Avec HubSpot, vous pouvez non seulement centraliser vos données clients, mais aussi créer des factures et automatiser le suivi des paiements de manière efficace. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées pour la gestion comptable ou les abonnements récurrents, des outils comme Pennylane et Sellsy peuvent compléter parfaitement HubSpot.
En choisissant les bons outils, vous simplifierez non seulement votre processus de facturation, mais vous gagnerez aussi du temps, tout en offrant à vos clients une expérience fluide et professionnelle.
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