Comment générer des PDF avec PandaDoc et Hubspot - Tutoriel

Si vous êtes comme moi, vous redoutez l'idée de créer des documents et des propositions pour chaque client. Certaines entreprises n'ont jamais passé le cap et préfère rester sur des solution traditionnelles comme Word ou Excel pour personnaliser des documents, à la main ! Heureusement, j'ai découvert une solution qui peut vraiment vous faire gagner du temps  : l'intégration Hubspot et PandaDoc !

Dans l'article de blog d'aujourd'hui, je vais vous montrer comment générer des fichiers PDF avec PandaDoc en l'intégrant à Hubspot. Dites adieu au travail manuel et bonjour à l'automatisation !

1. Connectez PandaDoc à votre CRM

La première étape vers l'automatisation est de connecter PandaDoc à votre Hubspot. Bien que j'utilise personnellement HubSpot, PandaDoc propose également une intégration  avec des CRM populaires comme Salesforce, Zoho et Pipedrive. L'intégration, comme d'autres intégrations Hubspot, est native, ce qui veut dire qu'elle est certifiée par Hubspot.

Pour intégrer PandaDoc à votre Hubspot, connectez-vous simplement à votre compte PandaDoc, accédez au menu **Intégrations**, choisissez la plateforme souhaitée et suivez les instructions pour une installation sans souci. 

2. Configurez les modèles sur Pandadoc

Une fois la connexion établie, vous voudrez créer des modèles pour les différents documents que vous allez générer, ce qui permettra de rationaliser encore plus votre processus. PandaDoc propose une large gamme de modèles personnalisables, notamment des propositions de vente personnalisées, des contrats et des accords de non-divulgation.

Astuce : créez des modèles basés sur les types de documents les plus couramment utilisés pour garantir une touche humaine sans sacrifier l'efficacité.

1. Une fois dans la partie Modèles, cliquez sur "Créer un modèle" pour commencer à créer votre modèle personnalisé.
   
   
2. Sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer (par exemple, une proposition de vente, un contrat, un accord de non-divulgation).
   
   
3. Choisissez le modèle de base que vous souhaitez utiliser pour votre document. PandaDoc propose une sélection de modèles de base que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques.
   
   
4. Personnalisez le modèle en utilisant les options de conception de PandaDoc pour ajouter votre logo, changer les couleurs, sélectionner les polices de caractères, etc.
   
   
5. Ajoutez des sections ou des champs spécifiques à votre entreprise ou à votre industrie. Vous pouvez ajouter des sections pour les informations de contact, les détails du projet, les prix, les descriptions de produits, les termes et conditions, etc.
   
   
6. Enregistrez votre modèle et donnez-lui un nom descriptif pour que vous puissiez le retrouver facilement.
   
   
7. Vous pouvez maintenant utiliser ce modèle pour générer des documents rapidement et facilement. Lorsque vous créez un document à partir de votre modèle, vous pouvez remplir les champs personnalisés avec les informations spécifiques à chaque client.
   
   

En résumé, la configuration des modèles dans PandaDoc est un processus simple et intuitif qui vous permet de créer rapidement des documents personnalisés pour vos clients.

3. Automatisez la création de documents PDF sur Hubspot

Ça devient intéressant ! Avec vos modèles et l'intégration Hubspot, il est temps de tirer parti de l'automatisation. Lors de la création de nouvelles transactions ou de la mise à jour de celles qui existent déjà dans Hubspot, utilisez les fonctionnalités d'automatisation de PandaDoc pour générer sans effort des fichiers PDF personnalisés pour chaque client. En voici quelques exemples :

1. Automatisation de la création de documents : Vous pouvez utiliser les modèles de documents et les champs de fusion pour créer rapidement des documents personnalisés. Par exemple, si vous créez régulièrement des propositions commerciales pour des clients, vous pouvez créer un modèle de proposition commerciale dans Pandadoc et utiliser les champs de fusion pour ajouter automatiquement les informations spécifiques de chaque client.

2. Automatisation de la signature électronique : Pandadoc vous permet de créer des contrats et d'autres documents qui peuvent être signés électroniquement. Vous pouvez utiliser l'automatisation pour envoyer des documents pour signature automatiquement dès que vous avez rempli les informations nécessaires. Cela peut vous faire gagner du temps et réduire les délais de signature.

3. Automatisation des rappels de relance : Si vous attendez une signature ou une réponse à une proposition commerciale, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour relancer les parties prenantes et éviter les retards inutiles.

4. Automatisation de la gestion de vos documents : Pandadoc vous permet de stocker tous vos documents au même endroit et de les organiser par client, projet, type de document, etc. Vous pouvez également utiliser l'automatisation pour définir des autorisations d'accès à vos documents et suivre l'activité sur ces derniers.

5. Automatisation des paiements : Si vous vendez des produits ou des services en ligne, Pandadoc peut être intégré à votre système de paiement pour automatiser le processus de facturation et de paiement.

6. Automatisation de confirmation : Si vous souhaitez confirmer automatiquement la bonne réception de la signature d'un document en envoyant un email, c'est possible ! Chaque statut de document est un déclencheur possible (document reçu, lu, signé, corrigé) pour votre workflow.

Ce type d'automatisations via les workflows Hubspot est une des fonctionnalités de Hubspot Marketing Pro à utiliser en priorité afin de booster sa productivité et celles de vos sales.

4. Suivez et surveillez les résultats sur Hubspot

Enfin, les fonctionnalités de suivi et de surveillance de PandaDoc bouclent la boucle. Ces fonctionnalités vous permettent de suivre le statut de vos documents (envoyé, reçu, lu, signé...) vous assurant d'être toujours informé de l'avancement de votre entonnoir de vente. De l'analyse des performances des documents à l'identification des points de blocage, PandaDoc fournira des données précieuses pour vous aider à affiner votre processus de vente. Le plus : vous avez accès à ces données directement dans votre pipe de vente Hubspot !

En intégrant PandaDoc à Hubspot, vous pouvez simplifier et automatiser votre processus de génération de PDF. L'accélération des tâches banales sans perdre votre touche humaine démontre que la technologie peut en effet travailler main dans la main pour stimuler la productivité.

Si vous souhaitez intégrer Pandadoc à Hubspot ou inversement, n'hésitez pas à nous contacter, nous sommes une agence Hubspot et Pandadoc !