Vos projets sur Monday : Automatisez pour plus d'efficacité

Monday est un outil de gestion de projet en ligne populaire qui permet aux équipes de collaborer sur des projets de manière transparente et efficace. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre les tâches et les progrès, assigner des tâches à des membres de l'équipe, partager des fichiers et des commentaires, et bien plus encore.

Cependant, une des fonctionnalités les plus importantes de Monday est la possibilité de créer des automatisations qui permettent d'automatiser les tâches répétitives et d'améliorer la productivité de l'équipe.

I. Les automatisations de base dans Monday

Monday offre une grande variété d'automatisations natives pour aider les équipes à gérer leurs projets plus efficacement. Voici quelques exemples :

• Notifications : Les notifications vous permettent de recevoir des alertes automatiques lorsque des tâches importantes sont créées, mises à jour ou terminées. Vous pouvez choisir de les recevoir par e-mail, Slack ou d'autres canaux.

• Changements de statut : Les changements de statut se déclenchent lorsqu'une tâche est déplacée d'une colonne à une autre dans un tableau de bord. Par exemple, vous pouvez configurer une automatisation pour qu'elle envoie un e-mail à l'équipe lorsque la tâche est déplacée dans la colonne "Terminé".

• Rappels : Les rappels vous aident à ne pas oublier les tâches importantes. Vous pouvez configurer des rappels pour vous rappeler une tâche avant la date d'échéance ou à une heure précise.

• Assignations automatiques : Les assignations automatiques permettent de gagner du temps en attribuant automatiquement des tâches à des membres de l'équipe en fonction de certains critères, tels que leur disponibilité ou leur expertise.

• Automatisation des mises à jour : Les automatisations des mises à jour vous permettent de mettre à jour automatiquement les informations des tâches en fonction des événements. Par exemple, vous pouvez configurer une automatisation pour qu'elle ajoute automatiquement une étiquette à une tâche lorsqu'elle est déplacée dans une colonne spécifique.

II. Les automatisations avancées dans Monday

Les automatisations avancées dans Monday offrent des possibilités encore plus puissantes pour aider les équipes à gérer leurs projets plus efficacement. Voici quelques exemples d'automatisations avancées :

• Automatisation des actions : Les automatisations des actions vous permettent d'effectuer des actions spécifiques lorsqu'un événement se produit. Par exemple, vous pouvez configurer une automatisation pour qu'elle crée une carte dans un autre tableau de bord lorsque vous ajoutez une étiquette à une tâche.

• Automatisation des dates d'échéance : Les automatisations des dates d'échéance vous aident à gérer les dates d'échéance des tâches de manière plus efficace. Vous pouvez configurer une automatisation pour qu'elle ajuste automatiquement les dates d'échéance des tâches en fonction des changements de statut ou d'autres événements.

• Automatisation des colonnes : Les automatisations des colonnes vous permettent d'automatiser les tâches de déplacement de tâches entre les colonnes en fonction de certains événements. Par exemple, vous pouvez configurer une automatisation pour qu'elle déplace automatiquement une tâche dans la colonne "À vérifier" lorsqu'elle est marquée comme terminée.

• Automatisation des règles : Les automatisations des règles vous permettent de configurer des règles pour automatiser les actions en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour qu'elle archive automatiquement une tâche lorsqu'elle est marquée comme terminée depuis plus de 7 jours.

III. Comment créer une automatisation dans Monday ?

Maintenant que nous avons exploré les automatisations de base et avancées disponibles dans Monday, vous pouvez vous demander comment créer une automatisation vous-même. Voici un guide étape par étape pour vous aider à créer une automatisation :

1. Accédez à votre tableau de bord et sélectionnez la tâche que vous souhaitez automatiser.
2. Cliquez sur l'onglet "Automatisations" en haut de la page.
3. Cliquez sur le bouton "Créer une automatisation" pour commencer à configurer votre automatisation.
4. Choisissez l'événement déclencheur qui va déclencher l'automatisation.
5. Configurez les actions que vous souhaitez que l'automatisation effectue lorsqu'elle est déclenchée.
6. Testez votre automatisation pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement.
7. Enregistrez votre automatisation et activez-la.

Conseils et astuces pour optimiser les automatisations

Voici quelques conseils et astuces pour optimiser vos automatisations :

• N'oubliez pas de tester vos automatisations avant de les activer pour éviter les erreurs.
• Réfléchissez bien aux événements déclencheurs que vous choisissez pour vos automatisations. Trop de workflows peuvent rendre votre tableau de bord confus.
• Utilisez les automatisations pour automatiser les tâches répétitives et chronophages, mais ne les utilisez pas pour automatiser les tâches qui nécessitent une attention humaine.
• Ne vous contentez pas des automatisations de base. Explorez les automatisations avancées pour trouver des fonctionnalités plus puissantes qui peuvent vous aider à gérer vos projets plus efficacement.
• Utilisez des filtres pour limiter les actions des automatisations à certaines tâches ou à certaines colonnes. Cela vous permettra d'éviter des erreurs ou des actions inutiles sur d'autres tâches.
• Enfin, gardez à l'esprit que les automatisations ne sont qu'un outil pour vous aider à gérer vos projets. Il est important de garder un œil sur l'ensemble de votre tableau de bord et de vous assurer que tout se passe bien, même lorsqu'elles sont actives.
  
  

IV Les limites des automatisations

Les automatisations dans Monday.com sont très utiles, mais elles ont leurs limites. Voici quelques cas concrets où les automatisations peuvent ne pas fonctionner ou ne pas être adaptées :

1. Complexité des workflows : Les workflows complexes, qui nécessitent plusieurs étapes ou qui dépendent de plusieurs déclencheurs, peuvent être difficiles à automatiser de manière fiable. Dans ce cas, il peut être plus judicieux de les gérer manuellement. Dans certains cas, l'intégration avec un CRM comme Hubspot peut être très pratique et plus fiable.

2. Dépendance aux champs personnalisés : Les automatisations dépendent des champs personnalisés pour fonctionner correctement. Si les champs sont supprimés ou modifiés, cela peut entraîner des erreurs dans les automatisations.

3. Modification des noms de colonnes : Les automatisations peuvent être basées sur le nom des colonnes, donc si le nom de la colonne est modifié, cela peut affecter le fonctionnement de l'automatisation.

4. Erreurs humaines : Les automatisations ne peuvent pas corriger les erreurs humaines. Si des données incorrectes sont entrées dans les champs, cela peut affecter le fonctionnement des automatisations.

5. Limites de la logique de l'automatisation : Les automatisations ont des limites en termes de logique. Par exemple, si une automatisation est basée sur une date, elle ne peut pas prévoir les changements de date imprévus.

VI. Conseils pour éviter les erreurs courantes

Pour éviter les écueils et les erreurs courantes avec les automatisations dans Monday.com, voici quelques conseils utiles :

1. Planifiez soigneusement : Avant de mettre en place une automatisation, planifiez-la soigneusement pour vous assurer qu'elle est adaptée à vos besoins et qu'elle fonctionne comme prévu.

2. Testez les automatisations : Testez toutes les automatisations pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement et qu'elles ne présentent pas d'erreurs.

3. Évitez de modifier les champs personnalisés : Évitez de modifier les champs personnalisés une fois qu'ils ont été configurés, car cela peut affecter le fonctionnement des automatisations.

4. Soyez vigilant quant aux changements de nom de colonnes : Si vous devez modifier le nom d'une colonne, assurez-vous de mettre à jour toutes les automatisations qui en dépendent.

5. Utilisez des étiquettes pour trier les tâches : Utilisez des étiquettes pour trier les tâches plutôt que de compter sur des automatisations complexes.

Les automatisations dans Monday.com sont des outils très utiles pour gérer les tâches et les projets de manière efficace. Cependant, il est important de comprendre leurs limites et de prendre des précautions pour éviter les erreurs courantes. En utilisant les conseils ci-dessus, vous pouvez tirer le meilleur parti des automatisations dans Monday.com et améliorer la productivité de votre équipe !